5 veelgemaakte fouten bij elektronische facturatie (en hoe ze te vermijden)

De valkuilen van elektronische facturatie

De overstap naar elektronische facturatie is een belangrijke stap voor elk bedrijf. Maar tussen het UBL-formaat, het PEPPOL-netwerk en de wettelijke verplichtingen is het makkelijk om fouten te maken.

Hier zijn de 5 meest voorkomende fouten die we bij onze gebruikers zien — en vooral, hoe u ze kunt vermijden.

Fout nr. 1: PDF verwarren met elektronische factuur

Dit is de meest verspreide fout. Veel bedrijven denken dat het versturen van een PDF per e-mail een elektronische factuur is. Dat klopt niet.

Waarom dit een probleem is

Een PDF is een “afbeelding” van een factuur. Het bevat geen gestructureerde gegevens die door boekhoudsoftware verwerkt kunnen worden. Voor de Belgische wettelijke verplichtingen (B2G sinds 2024, B2B vanaf 2026) wordt alleen een gestructureerd formaat zoals UBL, verzonden via PEPPOL, beschouwd als een conforme elektronische factuur.

Hoe te vermijden

Gebruik PEPPOL-compatibele software zoals Digiposapp die automatisch facturen in UBL-formaat genereert.

Fout nr. 2: PEPPOL-registratie van de bestemmeling niet controleren

U heeft alles aan uw kant opgezet, u stuurt uw eerste factuur via PEPPOL… en ze komt terug met een fout. De reden? Uw klant is nog niet ingeschreven op het PEPPOL-netwerk.

Hoe te vermijden

Controleer voor het versturen of uw klant op PEPPOL is ingeschreven. In Digiposapp geeft een automatische zoekopdracht aan of de bestemmeling op het netwerk gevonden wordt.

Tip: Met de B2B-verplichting van 2026 die nadert, schrijven steeds meer bedrijven zich elke week in op PEPPOL.

Fout nr. 3: Verplichte vermeldingen vergeten

Een elektronische UBL-factuur moet bepaalde verplichte informatie bevatten. Een vergissing leidt tot automatische afwijzing.

De meest vergeten vermeldingen

• Het btw-nummer van de verzender en bestemmeling
• De referentie van de bestelbon (verplicht voor B2G-facturen)
• De valutacode (EUR voor België)
• De btw-tarieven gedetailleerd per factuurregel
• De meeteenheid voor gefactureerde hoeveelheden

Hoe te vermijden

Digiposapp voert een validatie in real-time uit: als informatie ontbreekt, wordt u gewaarschuwd voor het versturen.

Fout nr. 4: Creditnota’s verwaarlozen

Elektronische creditnota’s volgen dezelfde regels als facturen.

Te respecteren regels

• De creditnota moet in hetzelfde formaat zijn als de factuur (UBL via PEPPOL)
• Ze moet verwijzen naar de oorspronkelijke factuur (nummer en datum)
• Het bedrag moet consistent zijn met de oorspronkelijke factuur
• Ze moet naar dezelfde bestemmeling PEPPOL worden gestuurd

Hoe te vermijden

In Digiposapp maakt u creditnota’s rechtstreeks aan vanuit de oorspronkelijke factuur. De software vult automatisch de referenties in.

Fout nr. 5: Archivering verwaarlozen

Een factuur versturen via PEPPOL betekent niet dat ze gearchiveerd is. De wettelijke archivering van elektronische facturen is een afzonderlijke verplichting.

Wat zegt de wet

In België moeten elektronische facturen 7 jaar bewaard worden (10 jaar voor onroerend goed). De archivering moet garanderen:

• De authenticiteit van de oorsprong
• De integriteit van de inhoud
• De leesbaarheid gedurende de hele bewaartermijn

Hoe te vermijden

Digiposapp bewaart automatisch al uw facturen (verzonden en ontvangen) met hun originele UBL-formaat, op elk moment toegankelijk vanuit uw account.

Samenvatting

Fout	Oplossing
PDF verwarren met e-factuur	PEPPOL-compatibele software gebruiken
Bestemmeling niet ingeschreven	Registratie controleren voor versturen
Verplichte vermeldingen ontbreken	Automatische validatie voor versturen
Creditnota’s slecht beheerd	Aanmaken vanuit oorspronkelijke factuur
Archivering verwaarloosd	Geïntegreerde automatische archivering

---

Vermijd deze fouten van bij het begin met Digiposapp. Eenvoudig, conform en veilig.

Digiposapp proberen →