5 errores comunes en facturación electrónica (y cómo evitarlos)

Las trampas de la facturación electrónica

El paso a la facturación electrónica es una etapa importante para cualquier empresa. Pero entre el formato UBL, la red PEPPOL y las obligaciones legales, es fácil cometer errores.

Aquí están los 5 errores más comunes que observamos entre nuestros usuarios — y sobre todo, cómo evitarlos.

Error nº 1: Confundir PDF con factura electrónica

Es el error más extendido. Muchas empresas piensan que enviar un PDF por email constituye una factura electrónica. Es falso.

Por qué es un problema

Un PDF es una “imagen” de una factura. No contiene datos estructurados explotables por un software contable. Para las obligaciones legales belgas (B2G desde 2024, B2B a partir de 2026), solo un formato estructurado como UBL, transmitido vía PEPPOL, se considera una factura electrónica conforme.

Cómo evitarlo

Utilice un software compatible con PEPPOL como Digiposapp que genera automáticamente las facturas en formato UBL.

Error nº 2: No verificar la inscripción PEPPOL del destinatario

Ha configurado todo de su lado, envía su primera factura vía PEPPOL… y vuelve con un error. ¿La razón? Su cliente aún no está inscrito en la red PEPPOL.

Cómo evitarlo

Antes de enviar una factura, verifique que su cliente esté inscrito en PEPPOL. En Digiposapp, una búsqueda automática le indica si el destinatario se encuentra en la red.

Consejo: Con la obligación B2B 2026 acercándose, cada vez más empresas se inscriben en PEPPOL cada semana.

Error nº 3: Olvidar las menciones obligatorias

Una factura electrónica UBL debe contener ciertas informaciones obligatorias. Un olvido conlleva un rechazo automático.

Las menciones más olvidadas

• El número de IVA del emisor y del destinatario
• La referencia de la orden de compra (obligatoria para facturas B2G)
• El código de divisa (EUR para Bélgica)
• Las tasas de IVA detalladas por línea de facturación
• La unidad de medida para las cantidades facturadas

Cómo evitarlo

Digiposapp realiza una validación en tiempo real: si falta información, se le avisa antes del envío.

Error nº 4: Descuidar las notas de crédito

Las notas de crédito electrónicas siguen las mismas reglas que las facturas.

Reglas a respetar

• La nota de crédito debe estar en el mismo formato que la factura (UBL vía PEPPOL)
• Debe referenciar la factura original (número y fecha)
• El importe debe ser coherente con la factura original
• Debe enviarse al mismo destinatario PEPPOL

Cómo evitarlo

En Digiposapp, cree notas de crédito directamente desde la factura original. El software rellena automáticamente las referencias.

Error nº 5: Descuidar el archivo

Enviar una factura vía PEPPOL no significa que esté archivada. El archivo legal de facturas electrónicas es una obligación separada.

Qué dice la ley

En Bélgica, las facturas electrónicas deben conservarse durante 7 años (10 años para bienes inmuebles). El archivo debe garantizar:

• La autenticidad del origen
• La integridad del contenido
• La legibilidad durante todo el período de conservación

Cómo evitarlo

Digiposapp conserva automáticamente todas sus facturas (enviadas y recibidas) con su formato UBL original, accesibles en cualquier momento desde su cuenta.

Resumen

Error	Solución
Confundir PDF con e-factura	Usar software compatible con PEPPOL
Destinatario no inscrito	Verificar inscripción antes del envío
Menciones obligatorias faltantes	Validación automática antes del envío
Notas de crédito mal gestionadas	Crear desde la factura original
Archivo descuidado	Archivo automático integrado

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Evite estos errores desde el principio con Digiposapp. Simple, conforme y seguro.

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